業務の効率化について

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業務の効率化について

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2019/05/28 業務の効率化について

◆経営コラム
『業務の効率化について考えてください!』
…30%ぐらいは改善の余地がありそうです。

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◆経営コラム

『業務の効率化について考えてください!』
…30%ぐらいは改善の余地がありそうです。
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仕事の進め方、時間の使い方について考えてみましょう。30
%ぐらいは改善の余地がありそうです。この30%を働き方改
革の原資に、または、創造のための時間にあててください。

 

◆部下への短納期の業務の指示

「今日中にこれを仕上げて」ではなく、「5日後の○日の午前
中までにこれを仕上げて」と指示されれば、指示を受けた部下
は時間を組み立てられます。少しの負荷は誤差として吸収でき
ます。不要な残業は発生しません。部下への短納期の急な業務
の指示は、不要な残業を生み出す悪の根源です。部下への短納
期の急な業務の指示は極力控えてください。恒常的に発生して
いる会社には、不要な残業が発生しています。上司が改めるべ
きです。
※短納期の急な指示しかできない人はマネージャー失格です。

 

◆移動時間の短縮

訪問(出張)の必要性について再考しましょう。特に、必然性
の薄い訪問(出張)を減らせば、その分の移動時間が大幅に短
縮できます。ITインフラの進化で、数十年前と比べてコミュ
ニケーションの取り方は格段に多様化しました。先入観や過去
の慣習にとらわれずに、新しいコミュニケーションの方法を見
つけ出してください。
例えば、メールで資料を送って電話で1時間話せば、概ねやり
取りはできるはずです。この商談やミーティングのために遠方
まで訪問(出張)する必要があるのか?ご再考ください。
〔※電話ミーティングのアポ取り〕この習慣を導入してくださ
い。また、多人数でゾロゾロと訪問(出張)・商談を行ってい
る様を見ます。必要な時も無くはありませんが、本当に必要な
のか?この疑問を持ってください。

 

◆商談の進め方

初回商談からさっさと核心の提案を行いましょう。相手が一流
ほど雑談を嫌います。挨拶や関係性の構築を否定するつもりは
ありませんが、最初の面談は挨拶や雑談で済ませる、このよう
な考え方を嫌う人たちも増えています。最初の面談から核心に
触れて、ビジネスを進めてください。相手側も働き方改革を進
めています。

 

◆接待や親睦

接待や親睦は最小限に留めましょう。ビジネスパートナーと度
々酒を飲んで親睦を図るのではなく、懇親頻度を半分に減らし、
その分は、ビジネスプランをお互いが考える時間にあてましょ
う。

 

◆ビジネスパートナーの選別

ビジネスパートナーを選別してください。効果の薄い、心地よ
いビジネスパートナー(候補)と付き合うのを止めて、有益な
パートナーのみに絞り込んでください。余力を使って、新しい
パートナーを探しましょう。

 

◆日常業務

前さばきで、これから行う業務を選別しましょう。前さばきの
時間を大切にしてください。前さばきにあてる10分で、後の
業務を30分減らせます。例えば、膨大な資料をいきなり作り
始めるのではなく、本当に必要な資料を見極めるために10分
間考える、その後、資料作成を始めるようにしてください。

 

◆資料の作成

パソコンの技術を駆使して、過度にきれいに仕上げられた資料※
を時折見かけます。綺麗な割に中身は?ワードの箇条書きで十
分ではないか?見栄えがオーバースペックな資料は時間の無駄
使いです。社内では止めてもらってください。また、社内配布
資料をカラーコピーで配布、時折目にします。
※提案の内容より見栄えの向上に重点が置かれてしまいがちで
す。注意してください。

 

◆その他

1.惰性・ルーチンの行動を改めてください。惰性・ルーチン
を疑ってください。
2.まず考える、選んで行動する、この習慣を習得してくださ
い。
3.やらねばならない(と思い込んでいる)仕事に追われない
生き方を心掛けてください。
4.思考停止に陥らないでください。今までと同じように黙々
と仕事に励むのではなく、昨日までとは違うやり方はない
かと考える癖をつけてください。

我々は、相当無駄なことに時間を浪費しているようです。この
無駄使いで犠牲になるのは『落ち着いてじっくりと物事を考え
る時間』です。この重要な時間を確保するために、業務の棚卸
を行ってください。『落ち着いてじっくりと物事を考える時間』
を確保できれば、仕事の効率とクオリティーが格段に向上しま
す。

 

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その企業を様々な角度から調べる事です。

 

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企業調査には専門的な知識が必要ですし、調査及び調査結果をもとに判断する事は
専門家でも容易ではありません。
販売先や仕入先の定期的な情報収集から、潜在顧客や新規案件の調査まで
管理部門から営業担当まで、知識に関わらず利用できます

 

②     情報収集業務をラクにします。

取引先を登録しておくだけで取引先の重要なリスクや状況変化をお知らせする企業調査サービスです。
アラームを設定しておけば後は待つだけ。

今までに調査業務にかけていた時間・コストを大幅に減らせます。

 

③     リスクの軽減

取引先の変動情報をいち早くキャッチすることで未回収リスクを軽減することができます。

(例)支払遅延、給与遅配、大口焦付き、評判急降下

 

④     営業支援にも

ネガティブ情報ばかりではなく新商品販売、新規出店計画、住所移転や代表者変更など
WEB情報変化には、ビジネスチャンスがいっぱいです。

 

⑤     仕入先の管理にも

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状況を把握することで、急な供給ストップを避けることができます。

 

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藤原公認会計士事務所
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